Nessun evento digitale potrà mai sostituire il rapporto umano.
Per una realtà imprenditoriale rinunciare a fare eventi, significa fermare gran parte delle attività di Comunicazione e Marketing.
Un evento fisico permette di valutare meglio il comportamento dei tuoi buyer, come ad esempio capire il mood in cui si trovano, come stanno vivendo l’esperienza del tuo evento e come si pongono di fronte al tuo prodotto o servizio.
L’emergenza Coronavirus ha posto al centro dell’attenzione l’importanza della sicurezza e la meeting industry lavora ogni giorno per trovare soluzioni concrete per garantire la sicurezza negli eventi.
Ospitare eventi oggi richiede importanti accorgimenti, soprattutto da parte delle organizzazioni. Le organizzazioni di eventi sono le uniche, che ponendo la sicurezza al centro di tutto, possono garantire eventi sicuri, di nicchia e focalizzati sugli obiettivi del cliente.
Protocolli di sicurezza, distanziamento sociale, controllo di alimenti e bevande, entrate a scaglioni sono solo alcune delle misure da noi adottate in questo periodo delicato.
Uno dei compiti principali di un’agenzia di eventi risiede nella sua capacità di problem-solving. Per ogni nuova e inaspettata situazione, si trova una soluzione concreta.
Un evento colmo di invitati non è sempre sinonimo di successo. Ad esempio al lancio di un nuovo prodotto possono essere presenti anche 500 invitati, ma se non sono in target, il tuo evento finirà per essere dimenticato e molto probabilmente le tue vendite rimarranno ferme.
Se invece preferisci un evento più esclusivo, di nicchia, ( e quindi più sicuro) al quale possano partecipare solo persone in target allora continua a leggere questo articolo.
Troverai degli spunti che ti permetteranno di non rinunciare alla tua attività, continuando a promuoverla in totale sicurezza e serenità.
1. CONSULTA LA NOSTRA GUIDA PER GLI EVENTI SICURI
Nel caso tu non l’abbia ancora letto, ti consigliamo di andare a leggere un prezioso articolo su come organizzare eventi sicuri durante il covid; una vera e propria guida per far sentire i tuoi ospiti più sicuri durante i tuoi eventi.
Clicca qui per l’articolo: https://nicolesparvieri.com/come-organizzare-eventi-sicuri-durante-il-covid-19/
2. LESS IS MORE
Hai mai sentito l’espressione “Less is more”? Non è di certo una frase a caso, perché significa che bisogna essere selettivi e pianificare eventi in target, coinvolgendo solamente persone realmente intenzionate a usufruire dei tuoi prodotti o servizi in futuro.
E’ molto importante puntare alla qualità; il tuo evento sarà più intimo, ma molto più in target e di conseguenza le chance che le persone usufruiranno del tuo prodotto o servizio aumenteranno.
3. OBIETTIVI CHIARI
Quando pianifichi un evento, focalizzati sui tuoi obiettivi principali. Vuoi promuovere la tua nuova linea di gioielli? Vuoi incrementare le vendite? Vuoi regalare una serata diversa ai tuoi 10 top clients? Parti dagli obiettivi per poi costruire il tuo progetto.
4. STABILISCI UN NUMERO MASSIMO DI PARTECIPANTI E INTEGRA CON LA PARTECIPAZIONE ONLINE
Stabilisci insieme alla tua agenzia un numero massimo di partecipanti (anche in base alla location dove si terrà l’evento). Il numero dovrà essere in linea con il protocollo di sicurezza e non dovrà essere superato.
Ipotizziamo che abbiate a disposizione uno showroom da 80 mq da utilizzare per il tuo evento. Un’agenzia competente ed esperta ti illustrerà come sfruttare al meglio lo spazio e quante persone quel dato spazio può contenere al fine di rispettare il distanziamento sociale.
Ove possibile, è importante dare priorità alle attività all’aperto in cui le distanze sociali possono essere mantenute il più possibile.
Nel caso in cui ci volessi raggiungere più persone, puoi integrare alla presenza di persona, la partecipazione online. In questo caso la combinazione “digital event “ed evento di persona è la soluzione migliore.
L’agenzia ti supporterà nello stabilire un numero massimo ragionevole, che ti permetterà comunque di realizzare un evento di successo. In questo modo non solo farai stare tranquilli i tuoi ospiti, (in quanto il tuo evento non sarà affollato) ma saprai gestire al meglio il distanziamento sociale.
5. VENTILAZIONE
Durante l’evento assicurati di controllare il corretto funzionamento dei sistemi di ventilazione e aumenta il più possibile la circolazione dell’aria esterna, ad esempio aprendo finestre e porte.
Nel caso in cui vengano utilizzate apparecchiature di ventilazione portatili come i ventilatori, adotta misure per ridurre al minimo l’aria che soffia da una persona su un’altra persona per ridurre la potenziale diffusione di virus dispersi nell’aria o aerosol.
6. BARRIERE FISICHE E GUIDE
E’ molto importante fornire guide fisiche, come nastro adesivo sui pavimenti o sui muri, per garantire che le persone rimangano ad almeno 2 metri di distanza.
Ad esempio, in questi casi sono molto utili le guide per la creazione di percorsi a senso unico.
Nelle aree in cui è difficile per le persone rimanere a distanza, installa barriere fisiche. Le barriere possono essere utili nei registratori di cassa e in altre aree in cui è difficile mantenere una distanza fisica di 1,8 metri.
7. TEAM DEDICATO ALLA SICUREZZA
Un team attento significa una squadra che controlla in maniera scrupolosa tutte le entrate e tutte le uscite. Inoltre è importante assicurarsi che i professionisti che lavorano al tuo evento siano sempre aggiornati su tutte le misure e protocolli di sicurezza. Affidarsi ad un’agenzia di eventi ti permetterà di essere certo di selezionare fornitori competenti e di fiducia.
Come agenzia ci preme molto la formazione del personale su tutti i protocolli di sicurezza. La formazione può anche avvenire virtualmente per garantire che le distanze sociali siano mantenute. La formazione virtuale è chiaramente migliore per il controllo delle infezioni, quando possibile.
8. ENTRATE A SCAGLIONI
Specialmente se si tratta di un evento “instore”, se si vuole attirare più persone, si possono prevedere delle entrate a scaglioni.
Un’altra soluzione molto utile può essere quella di prevedere diversi orari di arrivo per gli ospiti in modo che non arrivino tutti contemporaneamente. In questo modo, potrai scaglionare e limitare i tempi di presenza per ridurre al minimo il numero di ospiti nella sede.
Ti starai chiedendo: “Si, ok, ma come faccio a controllare quante persone sono dentro e quante devono ancora entrare? Vai al punto 9.
9. AIUTATI CHE LA TECNOLOGIA TI AIUTA
In questo momento storico, puntare all’innovazione diventa estremamente importante perché significa dimostrare di stare al passo con i tempi e voler portare la proprio attività ad un altro livello.
Nuovi dispositivi elettronici ti permetteranno non solo di controllare quante persone sono presenti nel tuo store, ma soprattutto rileveranno la loro età e le informazioni sui partecipanti.
Imparare ad adattarsi alle nuove realtà e studiare nuovi modi di muoversi è la scelta più intelligente da fare per non rischiare di perdere tutti gli sforzi che hai fatto in passato.
