Come organizzare eventi sicuri durante il Covid-19
Garantire la sicurezza durante il tuo evento è diventato per noi prioritario.
Proprio per questo abbiamo deciso di stilare una lista di 13 accorgimenti, affinchè chi sceglie di affidarci il proprio evento possa essere certo di ricevere il meglio nella massima tranquillità per la propria salute e quella degli altri.
Il settore degli eventi è stato uno dei più colpiti dal virus covid-19. Luci spenti, eventi sospesi o addirittura cancellati e più di 600 mila operatori fermi. L’industria ha subito un cambiamento radicale e uno dei fattori che sembra aver acquisito una fondamentale importanza è quello della sicurezza.
L’articolo che segue tratta di alcuni provvedimenti e consigli di natura igienico-sanitaria e comportamentale per l’organizzazione di eventi, convegni, e celebrazioni di varia natura ai tempi del Covid19.
1 TECNOLOGIA
Per automatizzare i processi organizzativi e partecipativi (es. sistema di prenotazione, biglietti, compilazione di modulistica, stampa di sistemi di riconoscimento, sistema di registrazione degli ingressi, feedback etc) consigliamo di sfruttare l’utilizzo di tecnologie digitali.
L’utilizzo della tecnologia può evitare assembramenti, e facilitare i processi organizzativi e logistici.
La postazione dedicata all’accoglienza, laddove non già dotata di barriere fisiche dovrà essere eventualmente adeguata. E’ importante consentire l’accesso solo agli utenti correttamente registrati.
2. CONTROLLI E TERMOSCANNER ALL’INGRESSO
Il controllo della temperatura di tutti coloro che avranno accesso al luogo dell’evento è la prima misura da adottare.
Gestire l’accesso ai luoghi d’entrata dell’evento, partendo dalla misurazione della temperatura a tutti i controlli necessari per garantire la totale sicurezza dell’evento.
Uno dei compiti principali di cui si occuperà la Nicole Sparvieri è proprio accertarsi che tutte le norme previste per la sicurezza vengano rispettate.
3. SFRUTTARE TUTTI I PUNTI D’ENTRATA
Ove possibile, uno dei nostri suggerimenti è quello di prevedere più punti d’accesso alla sede dell’evento. Solitamente location e centri congressi dispongono di varie entrate. Il nostro consiglio è quello di sfruttare i diversi punti di accesso per evitare il sovraffollamento e le file in un unico punto.
4. EVENTI PIU’ RACCOLTI
Suggeriamo caldamente a chi si rivolge a noi per il proprio evento, almeno in questo periodo ancora delicato, di organizzare eventi più raccolti che possano permettere una maggiore sicurezza e serenità sia per gli ospiti che per gli operatori coinvolti nell’evento in questione.
Il numero massimo di partecipanti all’evento dovrà essere valutato dall’agenzia che si occuperà di organizzare l’evento, in base alla capienza degli spazi, per poter ridurre l’affollamento e assicurare il distanziamento.
5. DISPENSER DI GEL IGIENIZZANTI
Abbiamo previsto di includere diversi punti e angoli con dispenser di gel igienizzante al fine di mantenere l’igiene e la pulizia all’interno delle aree comuni.
Entrate, uscite, sale meeting, dovranno essere attrezzate con i dispender e sarà compito del personale e dell’agenzia promuoverne l’utilizzo frequente.
6. DOTAZIONE DI MATERIALE MONOUSO
Tutti gli ospiti dell’evento verranno muniti di: mascherina, guanti, lunch box monouso e tutto il necessario per la sicurezza dell’evento.
7. AUMENTO DEL PERSONALE ADETTO ALLA PULIZIA E SANIFICAZIONE DEGLI AMBIENTI
Aumentare il personale addetto alla pulizia è un ottimo modo per tranquillizzare i partecipanti dell’evento sull’igienizzazione dei servizi. Inoltre una maggiore attenzione all’igienizzazione di tutte le superfici a contatto con le persone e degli impianti ai fini della tutela degli operatori sono altri due elementi ai quali si dovrebbe prestare maggior attenzione. Altrettanto importante sarà prevedere procedure di sanificazione periodica.
Dovrà essere garantita la regolare pulizia e sanificazione degli ambienti, in ogni caso al termine di ogni attività di gruppo, con particolare attenzione alle superfici più frequentemente toccate, ai servizi igienici e alle parti comuni (es. aree ristoro, tastiere, scrivanie etc)
8. INVITARE I PARTECIPANTI A MANTENERE LA DISTANZA DI ALMENO 1 METRO
Spesso per semplice natura umana, e anche per una questione di cultura, tendiamo ad avvicinarci alle persone con le quali ci relazioniamo. E’ un gesto spontaneo che solitamente tutti noi facciamo. Avere uno staff o degli operatori che invitano i partecipanti a non creare assembramenti può aiutare agli ospiti a non perdere di vista una delle misure che ci vengono continuamente richieste, ovvero il distanziamento sociale.
9. DISTANZIAMENTO NELLE SALE CONGRESSI E AULE Più GRANDI
L’ideale per rispettare le norme del distanziamento sociale è quello di occupare un posto ogni 3 nelle sale congressi.
Per eventi come cene di gala o celebrazioni dove i pasti vengono serviti al tavolo, proponiamo una predisposizione dei tavoli ben distanziata, possibilmente con persone che appartengono allo stesso ambiente o nucleo lavorativo.
Anche il tavolo dei relatori e il podio per le presentazioni dovranno essere riorganizzati in modo da consentire una distanza di sicurezza che consenta a relatori di intervenire senza l’uso della mascherina.
Le conferenze, meeting, lezioni ed incontri si terranno in aule molto più grandi, in modo da garantire la distanza di sicurezza necessaria tra tutti i partecipanti.
10. ASSUMERE UN’AGENZIA SPECIALIZZATA PER L’ORGANIZZAZIONE DI EVENTI
Un’agenzia di eventi esperta e preparata conoscerà tutti i protocolli di sicurezza degli eventi e farà in modo che le norme igienico-sanitarie vengano rispettate.
Un’agenzia organizzatrice si occuperà della predisposizione logistica, della gestione spazi, e della digitalizzazione delle procedure.
Inoltre organizzare un evento che possa garantire la massima sicurezza e il rispetto delle regole è compito di un’agenzia di eventi professionale e al passo con i tempi.
Adattarsi ai nuovi trend, o in questo caso ai nuovi modi di vivere e relazionarsi è una responsabilità di cui un’agenzia di eventi professionale può occuparsi.
11. EVITARE IL SERVIZIO A BUFFET
Il servizio a buffet tende a creare raggruppamenti di persone, quindi suggeriamo di non utilizzare questo servizio in questo periodo ancora molto delicato.
Un’alternativa che suggeriamo ove indispensabile il servizio a buffet, è quello di prevedere delle isole e dividere le persone per gruppi, così da evitare che 20 o 30 persone si raggruppino su un unico tavolo.
Sfruttare i turni per i pasti è un altro metodo utile da poter applicare per dividere le persone a gruppi.
Un’altra alternativa che proponiamo in questo periodo è l’uso dei lunch box, ovvero delle scatole monouso con all’interno dei pasti veloci e gustosi.
12. GESTIRE AL MEGLIO I RIFIUTI UTILIZZANDO UNA SEGNALETICA CHIARA
Durante l’evento, tutti i contenitori dei rifiuti dovrebbero essere controllati con regolarità. Inoltre è fondamentale assicurarsi che il materiale da riciclo venga prelevato per tempo.
Una comunicazione corretta e quindi una segnaletica chiara e semplice aiuta gli ospiti di un evento a capire cosa è riciclabile, dove gettare un rifiuto e dove un altro.
13. TEAM COMPETENTE E DISPONIBILE
Avere a disposizione un team preparato e attento alle nuove norme sanitarie è fondamentale per garantire la totale sicurezza dell’evento. Prevediamo infatti per il nostro team continui aggiornamenti sulla sicurezza e una maggiore gestione dei turni di chi lavora negli allestimenti e negli smontaggi.
Tutte queste misure sono state studiate appositamente per garantire eventi in massima sicurezza e serviranno ad aiutarti a non rinunciare ai tuoi eventi. La tua sicurezza per noi è importante e gli eventi con noi sono al sicuro.
Contattaci per organizzare un evento sicuro e che rispetti tutte le norme di sicurezza necessarie per sentirsi sereni.
Puoi iscriverti alla newsletter mensile per restare aggiornato.
