La soglia di attenzione è un fattore molto importante da considerare quando si organizza un evento.

Come evitare le distrazioni durante il tuo evento? Come ti assicuri che i partecipanti tornino ai tuoi eventi? Come mantenere alto il livello di engagement?

Le distrazioni possono essere diverse: rumori, interruzioni, problemi tecnici, troppi stimoli etc.

Il segreto per fidelizzare i partecipanti durante un evento è mantenere alto il livello di coinvolgimento. Infatti quando si affida l’organizzazione di un evento ad un’agenza è compito di essa occuparsi (oltre che della pianificazione) della strategia dell’evento, e questa comprende un importante elemento: la retention, ovvero la capacità di un’azienda di trattenere i propri clienti in un determinato periodo di tempo.

La creazione di una strategia per eventi di successo si basa su una forte fidelizzazione del pubblico. Solo una buona strategia di coinvolgimento li manterrà coinvolti e desiderosi di tornare ai tuoi eventi.

Nell’articolo troverai interessanti spunti in merito a: creare un coinvolgimento personalizzato per il tuo pubblico, aumentare la fedeltà del tuo marchio, sviluppare una forte rete di relazioni durante l’evento incentivando il networking e assicurarsi un alto livello di apprendimento.

1. Durata delle pause

Quando organizzi un evento, assicurati di gestire al meglio la durata delle pause. E’ giusto che ci siano dei “momenti di respiro”, ma non devono tramutarsi in noiosissime pause dove le persone si ritrovano con le mani in mano per troppo a lungo.

Infatti una buona mezz’ora è più che sufficiente per permettere agli ospiti di sorseggiare una tazza di thè o caffè e scambiare due chiacchiere.

2. Stimola il feedback dal vivo e crea dei focus group

La percentuale di introversi che hanno paura di parlare potrebbe influire sui tuoi tassi di fidelizzazione più di quanto pensi. Quindi come fai a convincere gli introversi a parlare e condividere il loro punto di vista? Una soluzione è quella di mettere tutti nella stessa condizione. Ad esempio, ipotizziamo che al

tuo evento ci siano gruppi provenienti da diverse realtà, città etc. Per natura le persone si uniranno a chi conoscono e questo impedisce di instaurare nuove relazioni.

La soluzione ideale è mettere le persone in condizione di socializzare. Se ci fate caso, le persone sono più propense a socializzare quando si trovano tutte “sulla stessa barca.” Per cui l’ideale è dividere le persone in piccoli focus group dove nessuno si conosce e l’unica cosa che possono fare è rompere il ghiaccio entrando in contatto. A fine evento sicuramente tutti i partecipanti si ritroveranno con dei bigliettini da visita in tasca e senza ombra di dubbio, con nuovi contatti da aggiungere in rubrica.

3. Q&A sessions

Consenti ai partecipanti di porre domande e fornire risposte durante il tuo evento, creando delle Q&A sessions. Se offri ottimi contenuti di valore, i partecipanti avranno domande e vorranno risposte dai relatori e rimarranno quindi coinvolte durante il tuo evento.

4. Gamification

La gente ama mettere alla prova la propria fortuna e competenze. I giochi sono un modo creativo per sfruttare questo desiderio, offrendo premi rilevanti volti a far interagire i partecipanti. Regalare prodotti Apple gratuiti era una volta coinvolgente, ma oggi i tempi sono cambiati.

I migliori premi sono pertinenti al topic del tuo evento. I premi potrebbero includere:

• Accesso gratuito a dei corsi di aggiornamento

• Consulenza esclusiva con uno dei relatori di preferenza

• Viaggio incentive al quale potranno partecipare solo i migliori collaboratori.

• Biglietti per l’evento del prossimo anno o per un evento esclusivo

5. Experience che coinvolga attivamente i tuoi ospiti

Non chiedere loro di rimanere ancorati ad una sedia ad ascoltare un relatore. Chiedi loro di fare attivamente qualcosa. Un esempio potrebbe essere un wall interattivo dove gli ospiti possono lasciare dei feedback, oppure una sessione di speed networking dove si offre la possibilità di interagire. Se ad esempio stai organizzando un evento per una realtà operante nel settore food, oppure nel beauty potresti ideare un’esperienza multisensoriale dove gli ospiti potranno assaporare, testare un nuovo prodotto o delle nuove ricette culinarie. Insomma avrai capito che anche nell’organizzazione delle experience ci vuole strategia.

6. Questionari post – evento

Come assicurarsi quanto i tuoi ospiti hanno appreso dal tuo evento? Una soluzione consiste nell’inviare dei rapidi ed efficaci questionari tramite email che testeranno il loro apprendimento. Tieni presente che le persone sono impegnate e hanno sempre meno tempo da dedicare ad altro. Perciò assicurati che i questionari/quiz siano rapidi, semplici e diretti.

Per un feedback ancora più immediato, puoi sempre chiedere agli ospiti di compilare i questionari prima che lascino l’evento, e quindi di persona.

Per calcolare il tuo ROI, tieni a mente quanti hanno risposto al questionario, quanti hanno ottenuto buoni risultati e quanti non hanno appreso dal tuo evento. Questo ti permetterà di avere un’idea ancora più chiara del pubblico che ha partecipato al tuo evento.

Stai pensando di organizzare un evento, ma non sai come mantenere alto il livello di coinvolgimento dei tuoi ospiti o calcolare il successo di quell’evento? Compila il form di seguito o contattaci all’email info@nicolesparvieri.com e sapremo come rendere il tuo evento un vero successo!