Gli errori da evitare quando si organizza un evento

Da un organizzatore di eventi esperto e competente ci si aspettano tre caratteristiche principali: precisione, efficienza e problem solving.

A volte, la mancanza di esperienza, di preparazione e anche di formazione, portano gli operatori stessi del settore a commettere errori irreparabili.

Questo articolo quindi, tratterà di alcuni degli errori più comuni, che possono essere evitati con una preparazione e consapevolezza maggiore. Una preziosa check list per voi, sia che vi siate affidati ad un organizzatore di eventi professionali sia se state organizzando da soli.

I 10 punti più importanti da considerare quando si organizza un evento:

1. Pianificare e progettare tutto con il maggior anticipo possibile
2. Bloccare la location – è importante tenere sempre a mente che le location tendono ad essere prenotate a volte anche un anno prima, quindi è fondamentale considerare sempre il fattore tempo  quando bisogna prenotare la location  
3. Qualche giorno prima dell’evento, è essenziale mandare un email/recap a tutti i fornitori (le persone coinvolte nell’evento) per ricordare a loro tutti i punti più importanti, come orari da rispettare, logistica, scadenze contrattuali ed eventuali cambi di programma.
4. Rimanere in contatto con il responsabile della location, e chiedere permessi per musica, fornitori, spostamenti o cambiamenti
5. Per qualunque cosa riguardante il servizio rivolgetevi sempre al maitre che è il responsabile di servizio e sarà in grado di trasmettere le informazioni all’intero staff. 
6. Ricordare sempre al responsabile catering (maitre possibilmente) di fornire acqua e pane quando i partecipanti sono a tavola e di togliere eventuali cose extra dal tavolo
7. Per eventi che prevedono musica, accertarsi con il responsabile della location l’orario in cui si possono cominciare le prove audio. 
8. Tenete sempre sott’occhio le tempistiche, ad esempio quando devono arrivare i fornitori, quando far uscire i primi piatti, quando far partire la musica, quando far iniziare le attività o gli spettacoli. Il ruolo di un’agenzia di eventi è quella di coordinare ogni aspetto riguardante l’evento.
9. Assicuratevi che le tovaglie siano ben stirate e che ogni cosa risulti in ordine
10. Per eventi che prevedono presentazioni multimediali, speech, proiezioni, presentatevi almeno 3 ore prima per tutti gli eventuali controlli di corrente.

Dicevamo: precisione, efficienza e problem solving. In una sola parola Nicole Sparvieri Luxury Experiences.